【初めて人事評価制度を導入したい貴社へ】

こんにちは。ライフクリエイション代表顧問の清水健太郎です。

人事評価制度には沢山のパターンがあります。

また企業によって、その特徴も随分違います。

 

A社にとっては良い制度でもB社にとっては全くのお門違いという話はよくあります。

そして最終的にはどこの組織の真似ではないオリジナルの制度を構築することが最も重要です。

 

私はこれまで100社以上の人事評価制度に関わって来ました。

その多くが従業員数100名以下の中小企業です。

中小企業だからこそ出来る人事評価制度を作り上げてゆきましょう。

 

人事評価制度 設計と導入のコツと手順

ライフクリエイションが大切だと考える人事評価制度は「従業員を育てる」目的で設計されているかどうかです。もちろん評価を賞与、給与に反映させることも人事評価制度の目的のひとつでしょう。ですが経営陣が従業員に対して「こんな風に成長して欲しい」という思いがこもっていなければ人事評価制度は形骸化してゆきます。そのためには少し手間がかかっても以下の手順を踏むことをお勧めします。

 

 ①人事評価制度を設計する大義を考える

 

なぜ人事評価制度を導入するのか従業員に向けて周知、説明する必要があります。

また経営者自身にとって自社にとっても理由をしっかり考えておくことは

制度導入にあたっての動機付けにも繋がります。

 

 

②サンプルをイメージする

 

何もイメージがないところから制度を構築するのは中々難しいものです。

いくつものサンプルを入手し自社に合ったものを見つけることがオススメです。

最終的には他社の真似ではなく自社オリジナルの制度にすることが望ましいと言えます。

 

 

③業務の棚卸しをする(事業部や業務ごとが望ましい)

 

このプロセスが非常に重要です。

一見すると必要のない無駄なプロセスのように思えますが、

このプロセスを省くと自社のオリジナリティが失われ現場にそぐわない制度になってしまいます。

手間暇かけた結果は必ず後で報われますので面倒でも手を抜かずに業務の棚卸を丁寧に行ってください。

 

 

④評価項目を決める

 

どのような項目において従業員を評価するかを決定します。

多すぎても評価者、被評価者とも難しいですが少なすぎても

従業員の評価を公平公正に行うことが難しくなります。

まずは出せるだけ出してから絞り込むと良いでしょう。

 

 

⑤評価基準を決める

 

評価基準を決めておかないと後で評価する場面になった時に

評価者が苦労することはもちろん被評価者も評価されている基準がわからず納得感は得られません。

複数の社員で議論したり専門家のアドバイスを得ながら考えることがオススメです。

 

 

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人事評価制度の運営方法

どんなに小さな組織であっても人事評価制度の「運営事務局」を立ち上げましょう。

「運営事務局」は人事評価制度の目的や意義、実施の具体的な方法、対象時期、

評価者と被評価者の決定など具体的な運用について明確に示す必要があります。

 

①評価者の悩みをヒアリングする

 

人が人を評価する人事評価は評価者である管理職も悩みを抱えることが多くなります。

「これで良いのだろうか」「自分が評価する資格があるのだろうか」という悩みが出てきます。

「運営事務局」はこうした評価者の悩みもヒアリング出来るように準備しましょう。

 

②被評価者の意見を吸い上げる

 

人事評価制度で一番の問題は被評価者の評価への納得度です。

「自分はここまでやっているのに評価が低い」「あの人より評価が低いのは納得がゆかない」

被評価者から、このような意見は良くあるものです。

 

基本的には担当である評価者が被評価者を納得させられことが一番ですが

どうしても仲裁が必要な場合には「運営事務局」が間に入ることも求められます。

 

③評価の妥当性をチェックする

 

人事評価のシミュレーションを実施してみるとわかりますが

評価は人によってバラツキが出ます。ある程度は仕方がないことですが

出来るだけ公平性を担保するために複数の評価者で評価することがオススメです。

 

「1次評価者」「2次評価者」に分けてもよいですし

「運営事務局」が中立的な立場で評価を検討するのも良い仕組みです。

 

 

④反省点を今後の人事評価制度に反映させる

 

人事評価制度というのは一度作って終わりという制度ではありません。

出来れば毎年、見直しが必要です。制度そのものの不具合が見つかるでしょうし

従業員の仕事の進め方やスキルの成長も頭に入れておかなければなりません。

定期的の会議を開いて見直しを図ってゆきましょう。

 

 

人事評価制度の評価面談のやり方

どんなに素晴らしい制度を設計出来ても運営がスムーズにいかなければ人事評価制度は機能しません。機能させるためのキーワードとなるのは「面談」です。評価をつけた従業員と上司は「人事評価面談」をすることが望ましいですが、面談が機能しないと人事評価制度は上手く行きません。

 

<人事評価面談のやり方>

 

①被評価者が圧迫感を感じない環境で実施する

 

面談を実施する側の評価者からすれば「大丈夫だろう」と思っても

される側の被評価者は面談での緊張感や恐怖感はぬぐえないものです。

面談の導入、言葉の選び方、態度、座席の配置、終了の仕方まで

細かに気を配りましょう。

 

 

②評価者は常に被評価者から話を聴くことを前提に進める

 

よくある評価面談のパターンは評価者が一方的に話を進めてしまい

終わってみれば、ほとんどの時間評価者が話をして終了というパターンです。

「なぜ」そう思ったのか、「どんな」ことを考えているのかなど

根気よく話を聴きながら面談することが大切です。

 

 

③面談終了後に被評価者が自らの出来ている点と改善点を明確に出来る

 

評価面談の目的は被評価者である従業員が自らの強みと課題に気づくことにあります。

そして次なるステップに向かうための行動を明確に出来るかどうかがポイントです。

評価者は被評価者の行動について共に考えヒントや提案をして面談を終わりましょう。

 

 

※出来れば評価者には面談教育やロールプレイを実施する

 

人事評価面談は評価者にとっても難易度が高い業務です。

同時に管理職としては部下育成の肝になるスキルでもあります。

管理職の部下育成のスキルを個人的に引き上げ全社的に統一するためにも

ロールプレイの実施をオススメします。

 

丸の内人事塾の人事評価制度はここが違う

1.人事評価制度の設計と運営のアフターフォローをしています

丸の内人事塾では人事評価制度の設計をゼロベースから一緒に考えるお手伝いをしています。最短6回のミーティングで自社オリジナルの人事評価制度が運営出来るようになります。

 

小さな組織が人事評価制度を作ることは簡単な制度であっても難易度は高くなります。従って外部にアウトソーシングすることも珍しくありません。ただ残念ながら私は外部にアウトソーシングした人事評価制度では正直、機能しないことが多いと感じています。

 

多少、手間がかかっても自ら苦労して考えた人事評価制度の方がその後の満足度は遥かに上です。また、その後の運営をスムーズに進めるためのアフターフォローにも力を入れています。もし「これから人事評価制度を作りたい」「人事評価制度が機能していない」「人事評価制度が形骸化している」とお感じになるならば一度、ゼロベースから一緒に考えてみませんか!

 

 

2.評価項目も評価基準も全て貴社オリジナル

丸の内人事塾が設計する「人事評価制度」は全て貴社のオリジナルで出来上がります。まずは制度の大枠。いくつかの事例をご紹介しながら貴社にあったモデルを選んで頂きます。

 

次に評価項目。これも相談しながら決めてゆきます。例えば事業部門が複数ある場合、部門別に評価項目を決めることも可能です。

 

最後に評価基準。これが曖昧だと評価する側が評価を付ける時に大いに迷うことになり、その結果信ぴょう性の無い人事評価制度になりがちです。ここも一つ一つ相談しながら決めてゆきます。

 

3.従業員の能力開発項目を見える化する

人事評価制度の目的のひとつは従業員を育てることにあります。点数だけ付けて賞与、昇給に反映させるだけでは目的の半分は達成出来ていないと言えます。

 

でも経営者や管理職の立場から言えば、どこをどう育てていいか、従業員や部下に納得感のあるデータや根拠があることが望ましいですよね。

 

そこで丸の内人事塾では人事評価制度の評価項目について能力開発の項目に分類化しグラフ化するようにしています。そうすることで評価者も被評価者も、成長のポインとはどこなのか双方が納得の上、次のステップに進むことが出来ます。

 

 

4.人事評価制度の運用前にシミュレーションを実施

丸の内人事塾では実際に人事評価制度を運用する前に評価者になる方に出来上がった人事評価制度を使って部下の評価を付けて頂くシミュレーションを実施しています。

 

そうすることで制度の問題点、評価者によって同一人物を評価しても点数に差が出るのはどうしてか、など運営上の課題に気がついて頂けます。

 

また出来るだけ評価する基準に差が出ないように評価者同士の目線合わせの機会にもなっており大変好評を頂いています。

 

 

 

 

お客様の感想

<運送業 A様>

今まで従業員に対してあーだ、こーだ、叱ってるだけだった。

でも受け止めて褒めること、客観的に道を示すことも必要だと気付かされた。

単なる人事評価制度ではなく従業員も経営者も成長出来る制度が出来た。

まさにうちに欲しかった人事評価制度です。

 

<建設業 B様>

従業員によってやる気が違うので、そこをどのように対処すれば良いか困っていた。

人によって伝え方が違うのだろうが、どうすれば良いかわからずにいた。

 

この人事評価制度を導入することで「仕事の見える化」が実現し

従業員をどのように導けば良いかわかりやすくなった。

また評価の基準も明確になったので評価者側は点数を付けやすい。

 

<製造業 C様>

正直言えば、社労士に丸投げで作成してもらった人事評価制度を使っていました。

作ってもらえば手間は省けたが、いざ運用するとなると現場感に乏しく形骸化した制度になってしまった。

 

今回、先生にお願いし共同作業というイメージで作り直した人事評価制度は

多少時間はかかったが、自社の仕事内容や従業員のことを見つめ直す良い機会となりました。

 

お陰様で頑張っている従業員を正当に評価してやれる制度になったと思います。

昇給や賞与へ反映出来るのでモチベーションも上がりそうです。

 

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FAQ よくあるご質問

Q.人事評価制度の設計を代行してもらえますか?

A. いいえ、代行は行っておりません。

 

理由は代行では良い人事評価制度は出来ないと考えているからです。

私どもは貴社と一緒になって手順を踏んで作るお手伝いをしております。

 

 

Q.人事評価制度のサービス内容を教えてください。

 

A. はい。いわゆるコンサルティングを行っております。

 

ミーティングと宿題を実施して人事評価制度の導入、設計、運用のアドバイスをしております。

まずミーティングを通じて人事評価制度をゼロから作るための手順をお示しします。

 

毎回、次回に向けて行って頂きたい課題を行って頂きます。

やって頂いた課題をミーティングで検討しアドバイスいたします。

 

このパターンを繰り返すことで貴社オリジナルの人事評価制度が出来上がります。

 

Q. 出来上がるまでどのくらいの期間が必要ですか?

 

A. 最短で3か月あれば完成します。

 

お手伝いする範囲にもよりますが一番最短で全6回のミーティング(3か月)です。

ただ会社ごとにお手伝いの範囲や内容が違うため一概には言えません。

お試しキャンペーンにご参加頂いたお客様にお見積りをお出ししています。

 

 

Q.費用はどのくらいですか?

 

A. 1回のセッション(ミーティング)単価は初任給程度とお考えください

 

この単価が安いか高いかは貴社が何と比べてそう思われるかです。

もっと安価で代行してくれるサービスもあります。

しかし正直、貴社にマッチした納得度の高い制度は出来ないでしょう。

 

大手コンサルティング会社であれば知名度という安心感は手に入るでしょう。

しかし価格はもっと高価ですし対象も大手企業のため

規模の小さいな企業や組織には根本的に向かない可能性があります。

 

Q.お値引きはありますか?

 

A. はい、「ご相談キャンペーン」にご参加後、お見積りにてご提案致します。

 

いくつかのプランをご提案いたしますので

ご検討ください。

 

Q.すぐに見積りしてほしいのですが・・

 

A. まずは「ご相談キャンペーン」にご参加ください。

 

コンサルティングという行為は相性が伴います。

一度、Webでお話をいたしましょう。

 

そこで貴社の現状やご希望をお聞かせください。

その後、どのようなお手伝いが可能かお見積りさせていただきます。

Q.支払い方法はどうなっていますか?

 

A. 銀行振り込みにてお願いしています。一括、分割の方法をご案内しています。

 

双方、合意がなされましたら、振り込みの情報をお伝え致します。

お見積りにて一括払い、分割払戻の2種類をご提案致します。

 

 

Q.WEBでの会議に慣れていないのですが・・

 

A. 恐らく問題ありません。

 

私もコロナ前はWEBでの会議は経験がありませんでした。

でも今ではすっかり慣れてしまいました。

 

もしWEBでの会議にご不安があるようでしたら事前におっしゃってください。

やり方、進め方などをご案内致します。

 

Q.どんな業界でも対応出来ますか?

 

A. はい、問題ございません。

 

人事評価制度をの導入をサポートするにあたって

業界経験はあまり重要では無いと考えております。

 

仕事や業務の内容をいかに分解出来るか、言語化出来るかが最も大切です。

 

これまでも多くのケースで初めてご一緒する業界や業務が多くありましたが

最終的にはご満足ゆく結果になっております。

 

Q.遠方なのですがWEBだけで完成しますか?

 

A. はい、WEBのミーティングだけで完成します。

 

人事評価制度の作り方は仕組化してあります。

WEBだけ十分、完成します。

遠方の方だけでなく、首都圏の企業の方も

WEBでのご利用をオススメしております。